jak zorganizować perfekcyjną konferencję helion, ebooki
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
4
J
AK ZORGANIZOWAĆ PERFEKCYJNĄ KONFERENCJĘ
5. Zarządzanie imprezą i logistyka 63
Proces zapraszania .......................................................................... 64
Kwestie związane z podróżą.......................................................... 68
Przyjmowanie delegatów ............................................................... 70
Przerwy ............................................................................................. 76
Zarządzanie listą delegatów .......................................................... 78
6. Zakwaterowanie 81
Miejsce na konferencję....................................................................81
Noclegi ............................................................................................. 86
7. Wyżywienie i napoje 91
Co obejmuje wyżywienie?...............................................................91
Wybór menu.................................................................................... 93
Sytuacje, kiedy w grę wchodzą napoje ......................................... 97
8. Konferencja za granicą 103
Partnerzy do rozważenia...............................................................103
Wybór miejsca............................................................................... 107
9. Co się udało, a co nie? 111
Prowadzenie badań........................................................................ 111
Prezentacja ustaleń ........................................................................ 114
10. Przyszłość konferencji 119
CTI, ISDN i ADSL ....................................................................... 120
Konferencje zmierzające do zmiany postaw..............................123
Czy konferencja jest
naprawdę potrzebna?
Zaczynanie książki od zastanawiania się, czy konferencja w ogóle
jest potrzebna, brzmi jak podważanie sensu jej pisania. Jednak
odpowiedź na to podstawowe pytanie jest bardzo ważna.
Decyzja o zorganizowaniu konferencji często jest podejmowa-
na na długo przed wybraniem osoby odpowiedzialnej za jej orga-
nizację, więc w wielu przypadkach kwestia opłacalności została
przedyskutowana i rozwiązana. Jednak dobry organizator konfe-
rencji wciąż będzie chciał potwierdzenia, że jest ona uzasadniona
biznesowo i że wszyscy popierają jej organizację. Ostatnią rzeczą,
na jakiej Ci zależy, jest ociąganie się ludzi, od których współpracy
zależy dotrzymanie terminu.
Tak więc niezależnie od tego, czy uczestniczyłeś w podjęciu
decyzji o zorganizowaniu konferencji, wciąż musisz się upew-
niać, czy konferencja rzeczywiście jest najskuteczniejszym sposo-
bem na osiągnięcie celów organizacyjnych. Jakie są główne powo-
dy organizowania konferencji?
Powody organizowania konferencji
Przekazywanie informacji
Konferencje to unikalne medium przekazywania informacji. Ma
to szczególne znaczenie w przypadku nowych produktów i usług,
które wymagają objaśnienia lub demonstracji. Konferencja może
10
J
AK ZORGANIZOWAĆ PERFEKCYJNĄ KONFERENCJĘ
też zagwarantować, że wszyscy zainteresowani zostali poinformo-
wani w tym samym czasie i w tym samym kontrolowanym śro-
dowisku. Może to być ważne, jeżeli sprawa ma charakter poufny
i przeznaczona jest tylko dla określonego poziomu lub typu de-
legatów. Dobrymi przykładami są premiera produktu lub konfe-
rencja prasowa.
Podbudowywanie morale
Pytaniami o morale organizacji można skutecznie zająć się w ra-
mach konferencji, gdzie czynniki odwracające uwagę są ograni-
czone do minimum, a szefostwo ma okazję poznać problemy i za-
reagować na nie. Żywe uczestnictwo z zastosowaniem interaktyw-
nych technologii może pomóc w rozwinięciu debaty o natężeniu
nieosiągalnym podczas spotkań w mniejszym gronie.
Wewnętrzne obwieszczenia
Niezależnie od tego, czy wiadomością jest nowa fuzja, czy zmiana
w legislacji, jednym z najlepszych sposobów na wyjaśnienie impli-
kacji i uspokojenie obaw pracowników jest organizacja wewnętrz-
nej konferencji. W takich sytuacjach delegaci będą chcieli dowie-
dzieć się, w jaki sposób zmiany będą dotyczyć ich osobiście, ale
jednocześnie zachowają poczucie, że zarząd sprawuje kontrolę nad
kwestiami ogólnymi.
Komunikacja z przedstawicielami handlowymi
Każda organizacja musi sprzedawać swoje produkty lub usługi —
czy to w sposób jawny, czy bardziej subtelny. Konferencje to ide-
alny sposób na komunikację z ludźmi zajmującymi się sprzeda-
żą, z których wielu pracuje w terenie lub w domu i ma niewielki
kontakt z firmą — poza monitowaniem obiecanych dostaw i od-
bieraniem wynagrodzeń. Konferencja daje im szansę spotkania
się z kolegami z pracy, porozmawiania z żywymi ludźmi o pro-
blemach organizacyjnych i skoncentrowania własnej działalności
wokół szerzej pojętych celów firmy.
C
ZY KONFERENCJA JEST NAPRAWDĘ POTRZEBNA
?
1 1
Integracja branży i organizacja szkoleń
Chyba najbardziej widocznym z zewnątrz aspektem organizowa-
nych konferencji są spotkania stowarzyszeń i imprezy szkolenio-
we. Konferencja to często wybierany sposób na interakcję pomię-
dzy ludźmi z różnych części kraju i danie im możliwości zapre-
zentowania swych opinii.
Argumenty przeciwko
organizowaniu konferencji
Konferencje bywają kosztowne. Zakładając, że średnia liczba de-
legatów to 50 osób, pamiętaj, że musisz ich wyżywić, zakwatero-
wać, wynająć pomieszczenia do prezentacji i zapłacić za prelekcje.
Czasami będziesz chciał udostępnić darmowy bar, a nawet po-
kryć koszty podróży gości. Duże budżety są często spotykane
w branży motoryzacyjnej, gdzie świadkiem premiery samochodu
muszą być różnorodni potencjalni delegaci, w tym dealerzy, klien-
ci i media.
Czy skierowany do dużej grupy ludzi przekaz, nad organiza-
cją którego pracujesz, mógłby zostać skuteczniej nagłośniony przy
użyciu innego medium? Do wyboru masz wiele technik rozpo-
wszechniania informacji. Nie musisz się decydować na wydatki
i koszty związane z organizacją konferencji.
Alternatywne media konferencyjne
Tak jak ze wszystkimi technikami marketingowymi, zawsze wy-
stępuje tu konieczność wyboru pomiędzy niższymi kosztami przy-
gotowania a niższymi kosztami prowadzenia, w zależności od
liczby uczestników. Tylko Ty sam jesteś w stanie stwierdzić, która
technika będzie najskuteczniejsza na drodze do osiągnięcia celów
organizacji.
Prosta lista kontrolna może pomóc w ustaleniu, czy konferen-
cja jest słusznym wyborem.
[ Pobierz całość w formacie PDF ]