jak pisać dobre e-maile full version, ebooki
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
6
J
AK PISA DOBRE E
-
MAILE
5. Formatowanie tekstu
63
Jak oprze si* pokusie pisania wył'cznie wielkimi
lub małymi literami....................................................................64
Wyrónianie za pomoc' list punktowanych
i numerowanych..........................................................................65
Oprogramowanie ma swoje ograniczenia....................................66
Uwydatnianie tekstu......................................................................67
6. Zarz)dzanie poczt) 69
Unikanie bałaganu w skrzynce wiadomo"ci................................71
Zwalczanie wirusów komputerowych.........................................73
Unikanie spamu.............................................................................74
Słowniczek terminów zwi)zanych
z pisaniem i poczt) elektroniczn)
77
Zanim napiszesz
wiadomo
Wydawa by si mogło, e najwaniejsza w e-mailu jest tre wia-
domoci. W rzeczywistoci przed przystpieniem do jej napisania
konieczne jest jeszcze podjcie pewnych czynnoci przygotowaw-
czych. Przede wszystkim naley zastanowi si, czy na pewno
poczta elektroniczna bdzie najlepsz form przekazu danej in-
formacji. Jeli tak, to kto bdzie jej odbiorc? Czy konieczne b-
dzie wysłanie kopii (jawnych bd( ukrytych) do innych osób?
Poniej przedstawiamy wytyczne, które pomog w znalezieniu
odpowiedzi na tego rodzaju pytania za kadym razem, gdy po-
stanowimy napisa e-maila.
Poczta elektroniczna w pracy
Gdy z poczty elektronicznej korzystamy przede wszystkim w pra-
cy, trzeba pamita o tym, e cho jest to jedna z najszybszych
form komunikacji, nie naley do najbezpieczniejszych. Wystar-
czy drobna pomyłka w adresie i poufna wiadomo wdruje — za-
miast do jednego konkretnego odbiorcy — do całej grupy nawet
bliej nam nie znanych osób. Ponadto adresat moe przekazywa
tak wiadomo dalej, do kolejnych uytkowników.
Istnieje take powane ryzyko, e Wielki Brat bdzie nam za-
glda „przez rami” i sprawdza, co oraz do kogo piszemy. Jak
wynika z bada1 przeprowadzonych przez Society for Human Re-
source Management, ponad 36 procent pracodawców czyta kore-
spondencj elektroniczn pisan przez podwładnych, a wicej ni
14
J
AK PISA DOBRE E
-
MAILE
70 procent jest zdania, e pracodawca ma wrcz prawo do czyta-
nia wszelkiej korespondencji przepływajcej przez wewntrzfir-
mowy system komunikacji elektronicznej
1
.
Procesy sdowe wytaczane z powodu molestowania seksualne-
go w miejscu pracy i inne konflikty bardzo czsto maj swoje
(ródło w nieodpowiedzialnym korzystaniu z poczty elektronicz-
nej. Zbyt wiele osób lekko traktuje t form komunikacji, rozsyła-
jc informacje, których nigdy nie zdecydowałyby si zapisa na
papierze. Potrzeba wic ostronoci. Nigdy nie piszmy o czym,
o czym obawialibymy si porozmawia z adresatem wiadomoci
twarz w twarz. Jeli w firmie, która nas zatrudnia, nie opracowa-
no dotd polityki zarzdzania przesyłaniem informacji za po-
moc poczty elektronicznej, to najwyszy czas o to zadba.
Kiedy uywa poczty elektronicznej
Niezalenie od sposobu, w jaki korzysta si z poczty elektronicz-
nej, nie powinno si wysyła e-maila, jeli bardziej adekwatn
form przekazu informacji okae si rozmowa przez telefon lub
osobiste spotkanie. Poczta elektroniczna zapewnia szybko i wy-
god przekazu informacji, lecz nie jest to najlepszy rodek ko-
munikacji w kadym przypadku. Sigajmy po telefon lub uma-
wiajmy si na spotkanie szczególnie wówczas, gdy znajdziemy si
w jednej z nastpujcych sytuacji:
Przekazywana wiadomo jest nadzwyczaj wana bd( poufna
i nie moemy pozwoli sobie na ryzyko utraty prywatnoci.
Jeli tre wiadomoci pod adnym pozorem nie moe trafi
w niepowołane rce, nie przekazujmy jej w e-mailu — byłoby
to bardzo ryzykowne.
Przekazywana wiadomo nie bdzie miła dla odbiorcy,
a nie chcielibymy, aby odebrano nas jako chłodnych lub
obojtnych. Reguł powinno by tutaj to, e złe wiadomoci
przekazujemy osobicie bd( przez telefon. W ten sposób
1
Komunikacja poprzez e-mail norm w miejscu pracy, zasady korzystania — nie
,
„Society for Human Resource Management”, notatka prasowa z 8 lutego
1996. Dodatkowe informacje mo$na znale%& na stronie internetowej
organizacji, pod adresem
www.shrm.org
.
Z
ANIM NAPISZESZ WIADOMO
15
mamy sposobno nadania jej cieplejszego wyd(wiku za pomoc
odpowiedniej mimiki, gestów i brzmienia głosu. E-mail
jest odpowiedni w sytuacji, gdy trzeba zawiadomi dział
ksigowoci w firmie o obowizkowym zebraniu
pracowniczym. Jednak w przypadku koniecznoci
przekazania informacji o redukcji zatrudnienia w tyme
dziale daleko bardziej odpowiednie bdzie zorganizowanie
spotkania z pracownikami. Wiadomo rozpowszechniona
za pomoc poczty elektronicznej wiadczyłaby o tym,
e pracodawca jest chłodny i nie dba o uczucia swoich
podwładnych.
Istnieje ryzyko, e wiadomo moe zosta (le zrozumiana.
Zaley nam na uzyskaniu natychmiastowej odpowiedzi.
E-mail bardzo szybko dociera do odbiorcy, ale odpowied(
na niego — niekoniecznie. W takim przypadku lepiej bdzie
zadzwoni lub przekaza wiadomo osobicie.
Zanim napiszemy pierwsze słowo w e-mailu, pomylmy o treci
przekazu oraz o jego odbiorcy. Nie pomijajmy ewentualnych do-
datkowych czynników, takich jak bariery jzykowe, rónice w stre-
fach czasowych i „ukryci” odbiorcy — wszystko to moe mie
wpływ na drog, jak pokona wiadomo, zanim dotrze do adre-
sata. Dopiero po przeanalizowaniu wszystkich „za” i „przeciw”
podejmujemy decyzj o tym, czy poczta elektroniczna jest rze-
czywicie najlepsz form komunikacji w danym przypadku.
Pisanie do odbiorców zagranicznych
Dziki poczcie elektronicznej komunikacja z mieszka1cem do-
wolnej czci wiata jest równie łatwa jak rozmowa z przyjacielem
przebywajcym w ssiednim pokoju. Warto jednak sprawdzi, czy
jestemy gotowi na ewentualne wyzwania czyhajce na tych, któ-
rzy łakn midzynarodowych kontaktów. Pomoe nam w tym
prosty, piciopunktowy test.
Nie istniej adne zasadnicze rónice pomidzy pisaniem e-maila
do odbiorcy krajowego i zagranicznego.
1.
Tak
Nie
[ Pobierz całość w formacie PDF ]